Nhiều bạn thường xuyên nói với mình rằng việc hoàn thành các công việc là rất khó khăn. Điều này phụ thuộc vào rất nhiều lý do như: khả năng tập trung kém, khối lượng công việc nhiều hoặc áp lực của deadlines…. Trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu cho mọi người 3 mẹo đơn giản để cải thiện tình trạng này nhé!
- Quy tắc số 3 trong To-Do list
Nhiều nghiên cứu khoa học đã chứng minh, một vài người có xu hướng dễ bị căng thẳng, lo lắng khi nhìn thấy danh sách những việc phải làm (To-Do list) quá dài. Họ rất dễ cảm thấy chán nản, tự trách bản thân vì không thể làm xong tất cả công việc. Vì thế, chúng ta chỉ nên đặt ra ít đầu việc trong ngày. Theo mình, lý tưởng nhất đó là bạn chỉ nên đặt tối đa 3 công việc cần làm trong To-Do list. Hãy luôn giữ cho danh sách công việc bạn phải làm thật gọn gàng, không bao giờ để nhiều hơn 3 công việc trong tầm nhìn của bạn. Như vậy, bạn sẽ không cảm thấy áp lực về việc phải hoàn thành mọi thứ. Bên cạnh đó, bạn sẽ có động lực nhiều hơn mỗi khi bạn vừa hoàn thành một hoặc hai đầu việc.
- Thứ tự ưu tiên
Thông thường mọi người sẽ làm các công việc theo thứ tự đã ghi trong danh sách, mà không cân nhắc về mức độ quan trọng hay khối lượng của công việc. Kết quả là chúng ta dễ bị đuối sức sau khi hoàn tất 3 – 4 công việc, và sau đó nhận ra rằng những việc còn dang dở lại có deadline “khẩn cấp” hơn. Lúc này, não bộ và cơ thể đã rã rời, làm sao có thể dồn hết tâm trí để làm cho xong?
Mình có một mẹo rất đơn giản, đó chính là: Hãy sắp xếp To-Do list của bạn theo thứ tự ưu tiên. Sau khi bạn viết ra danh sách những việc cần làm, hãy đánh dấu các công việc quan trọng hơn, cần được hoàn thành trước. Với những công việc có thời gian linh hoạt hơn nhưng khối lượng nhiều, bạn nên chia nhỏ ra mỗi ngày. Dành 30 phút – 1 tiếng mỗi ngày để hoàn thành từng phần nhỏ của công việc sẽ giúp bạn không bị áp lực khi deadline gần kề.
- Thử nghiệm những phương pháp & ứng dụng hỗ trợ khác nhau
Mình biết nhiều bạn đã và đang rất chật vật trong việc tìm ra một phương pháp hay ứng dụng nào đó thực sự phù hợp và có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Trên thực tế, mỗi cá thể là hoàn toàn khác nhau, phong cách làm việc, mức độ tiếp thu của chúng ta cũng không giống nhau. Vì vậy, không phải phương pháp này, ứng dụng kia hiệu quả với nhiều người cũng đồng nghĩa với việc bạn phải ép uổng bản thân cố gắng làm quen với chúng.
Giải pháp mà mình muốn đưa ra cho mọi người đó chính là: Đừng ngại thử nghiệm tất cả những cách mà bạn biết!
Hãy thử để hiểu rõ được bản thân mình còn thiếu sót gì và các phương pháp, ứng dụng có thể hỗ trợ được cho mình ở những mặt nào, cũng như những hạn chế khi áp dụng vào lịch trình học tập, làm việc của bạn. Hãy kiên nhẫn. Cuộc sống là một lộ trình dài mà chúng ta còn phải hoàn thiện kỹ năng và trau dồi kinh nghiệm nên đừng nản lòng nếu bạn chưa tìm ra được cách để tối ưu hóa hiệu suất công việc nhé.
Trong phần này, mình cũng sẽ gợi ý cho các bạn hai cách đơn giản mà mình cảm thấy hiệu quả với chính mình:
+ Phương pháp Pomodoro
Pomodoro là gì: Theo phương pháp Pomodoro, chúng ta cần chia khoảng thời gian làm việc ra thành các khoảng nhỏ trong 25 phút. Giữa các khoảng này bạn có thể nghỉ 5 phút.
Dành cho ai: Những người dễ bị phân tâm, khó tập trung trong một khoảng thời gian dài
Thực hiện như thế nào: Mỗi khi làm task nào đó, mình sẽ dùng điện thoại bấm thời gian trong khoảng 25 phút và mình cố gắng tập trung để làm việc trong 25 phút đó. Khi đồng hồ báo hết giờ, mình sẽ nghỉ ngơi khoảng 5 phút để trả lời tin nhắn hoặc uống nước hay làm bất cứ việc gì tùy thích. Sau đó mình lại tiếp tục làm tương tự với 25 phút tiếp theo.
Các bạn có thể đọc thêm về phương pháp Pomodoro trên mạng nhé!
Vì sao cách này hiệu quả: Nó cho chúng ta một khoảng thời gian ngắn vừa đủ để não bộ tập trung làm việc, cũng như một khoảng nghỉ nhỏ để xả bớt sự căng thẳng. Trong những khoảng thời gian dài 25 phút đó, chúng ta có thể thực sự tập trung và hoàn tất phần nào đó của công việc.
+Ứng dụng Habitica
Habitica là gì: Đây là một ứng dụng giúp bạn duy trì các thói quen tốt, bài trừ những thói quen xấu và theo dõi các công việc phải làm theo ngày, tuần, tháng. Điều thú vị của Habitica đó chính là nó được thiết kế như trò chơi trên điện thoại. Bạn sẽ sở hữu điểm thưởng khi hoàn tất một công việc nào đó hay duy trì thói quen tốt. Nhân vật của bạn sẽ được phát triển và tích lũy những “vật phẩm” có giá trị.
Dành cho ai: Những người bận rộn, nhưng vẫn muốn theo dõi các công việc và duy trì thói quen lành mạnh ngay trên điện thoại một cách dễ dàng, tiện lợi.
Vì sao cách này hiệu quả: Cơ chế hoạt động của Habitica sẽ kích thích tinh thần thi đua của chúng ta mỗi khi chơi game và từ đó thúc đẩy, tạo động lực cho bản thân hoàn thành công việc, xây dựng thói quen tốt.
Như vậy, qua bài viết này, mình đã giới thiệu cho mọi người 3 mẹo vô cùng đơn giản để cải thiện hiệu suất làm việc. Cho dù bạn lười biếng hay khó tập trung đều có thể thử áp dụng các tips này nhé, không cần phải sử dụng các công cụ phức tạp hay tạo lập cả một file excel để thống kê các hoạt động của bản thân. Chúc các bạn học tập và làm việc hiệu quả nhé!