“Làm sếp khó lắm, phải đâu chuyện đùa!”
Trước khi được làm trợ giảng lớp Content For Beginner và lớp Luyện Viết 30 Ngày, mình cũng là học viên của trung tâm GIGAN Training Center – Đào tạo Marketing chuyên nghiệp(GTC). Cụ thể, mình đã tham gia khoá học Marketing Team Excellence của anh Trần Quốc Kỳ.
Lý do mình muốn tham gia khoá MTE là vì mình muốn trau dồi kỹ năng quản lý. Hiện tại mình đang vừa dẫn dắt đội ngũ nhân sự team F&F, vừa đang giữ vai trò quản lý team content trên công ty GD mình (dù chưa danh chính ngôn thuận nhưng sếp và team đã xác nhận điều này). Mặc dù mình đã từng được làm việc với rất nhiều sếp giỏi trong suốt nhiều năm đi làm, nhưng khi thật sự đảm nhận những công việc thuộc cấp độ cao hơn, mình vẫn còn rất nhiều điều bỡ ngỡ. Sếp hiện tại của mình là một người giỏi chuyên môn nhưng không quá mạnh về kỹ năng quản lý, dẫn dắt để đưa ra cho mình những định hướng cụ thể, từ tư duy đến thực thi. Chính anh đã thẳng thắn thừa nhận về hạn chế của ảnh và gợi ý mình chọn một khoá học để định hình tư duy của người quản lý. Sau khi xem xét, cân nhắc và so sánh rất nhiều khoá học trong nước lẫn nước ngoài, mình đã quyết định chọn khoá Marketing Team Excellence. Khoá học chỉ vỏn vẹn 4 buổi, nhưng mỗi buổi học đều là những chia sẻ đắt giá, đúc kết từ hơn 15 năm kinh nghiệm của anh Quốc Kỳ.
Sau đây là những điều anh Kỳ dạy và mình đã áp dụng ngay lập tức từ trên công ty cho đến chính start-up của mình:
Trở thành cầu nối giữa team và sếp
Anh Kỳ đã nói rằng: “Cấp trên cần biết về kết quả. Còn cấp dưới cần biết về quyền lợi. Là người đứng giữa, hãy khéo léo đặt trọng tâm vào điều mà cấp trên và cấp dưới đang hướng tới.” Lúc trước, vai trò của team mình trong công ty còn mờ nhạt, chỉ đơn giản là làm những công việc được giao. Sau khi đi học với anh Kỳ, mình đã setup những cuộc họp với sếp tổng và với team mình để thảo luận về những kỳ vọng của hai bên. Vậy là mình có cơ hội clear với sếp tổng về kết quả mà mình và cả team cần hướng tới. Còn với các bạn nhân sự thì mình hiểu hơn về những điều các bạn mong muốn, lợi ích các bạn muốn có, và dùng điều đó tạo động lực cho các bạn làm tốt hơn. Sau đó, cả team đều nắm được vai trò của mình trong bức tranh tổng thể, và lên kế hoạch hành động rõ ràng. Hết Quý 2, team content của mình đã góp phần giúp cho cả bộ phận đạt hơn 102% target của quý.
Quan sát, cảm nhận những chuyển biến về mặt tâm lý của nhân sự
Từ 9-5 thì mình làm ở trên công ty, “quay mòng mòng” với cấp trên, cấp dưới là thế. Còn từ 5-9 mình lại “đau đầu” với 7-8 nhân sự trong startup của mình. Khối lượng công việc bận rộn, chênh lệch múi giờ khiến cho mình nhiều lúc cũng không thể sâu sát với các bạn trong team F&F. Đôi khi, các bạn cũng gặp những khó khăn, hoặc không hài lòng ở một giai đoạn nào đó nhưng lại âm thầm chịu đựng, không nói ra. Có bạn thì tin rằng mình có thể giải quyết vấn đề nên “tự xử” luôn. Có bạn cho rằng dù sao cũng không thể thay đổi tình hình, thôi thì chỉ cần làm xong công việc là được. Những cảm xúc ức chế và tiêu cực tích tụ lâu dần, phản ánh lên hiệu quả và chất lượng công việc. Điều này dẫn tới việc nhân sự của mình đi tới điểm bùng phát, còn mình cũng bùng nổ luôn vì căng thẳng công việc, mất kết nối với team về mặt tinh thần trong thời gian dài. Kết quả là mình đã có những cuộc tranh cãi nảy lửa với các bạn. Sự nóng giận từ cả hai phía đã tạo ra những câu từ gây tổn thương lẫn nhau. Dù sau này chị em có ngồi lại nói chuyện, cùng nhau tháo gỡ khúc mắc, nhưng đôi lúc mình ước nếu được làm lại, mình sẽ chọn cách giải quyết khác đi. Khi nghe anh Kỳ nói về những trường hợp mà người quản lý cần phải quan sát, cần cảm nhận tốt hơn về những thay đổi của nhân sự, mình thấy điều đó thực sự rất “chạm” vào tâm lý của mình. Nhờ có sự chỉ dẫn của anh, mình đã không lặp lại sai lầm của những năm về trước. Lần gần đây nhất, khi nhân sự của mình rời đi, chúng mình đã có một lời chào tạm biệt nhẹ nhàng, êm đẹp hơn, để lại cho nhau những ấn tượng tốt.
Xây dựng hệ thống tài liệu hướng dẫn & học tập nội bộ
Là CEO của một agency lớn, anh Kỳ có sự uy nghiêm và chuyên nghiệp của người đứng đầu, nhưng trong suốt quá trình chia sẻ, anh luôn mang đến cho người học cảm giác gần gũi, thân thiện có chừng mực. Mỗi khi anh hướng dẫn về các công cụ, hệ thống tài liệu hướng dẫn học tập nội bộ, anh chỉ từng chi tiết, cặn kẽ và cụ thể y như một người anh lớn đang chỉ bảo những đứa em trong nhà. Với học viên mà anh đã như vậy, mình có thể hình dung với team GIGAN anh còn kỹ lưỡng, sâu sát đến cỡ nào 
các bạn về thực hành, có khó khăn hay thắc mắc anh vẫn giải đáp tận tình, đảm bảo cho đến khi nào các bạn làm được thì thôi.
Team GD và team F&F của mình thì lại dùng Jira với Confluence, hơi khác một xíu so với công cụ mà anh Kỳ giới thiệu. Tuy nhiên, mình cũng học hỏi rất nhiều từ anh ở phần này, đặc biệt là tư duy hệ thống. Mình có quan sát một vài công cụ của anh và học cách anh xây dựng các hàm trong GoogleSheet, vì một số công việc làm với đối tác bên ngoài mình dùng sheet khá nhiều. Bên cạnh hàm VLOOKUP mình hay dùng thì nhờ anh mình lại có thêm mấy hàm yêu thích mới, ví dụ như hàm IMPORTRANGE. Hàm này rất tiện để kéo dữ liệu từ external sheet/sheet của client nên mình áp dụng được cho công việc ở cả hai team.
Ngoài ra thì mình cũng tự xây xong hệ thống lưu trữ tài liệu hướng dẫn, drive tài liệu học tập cho team để tiết kiệm thời gian training cho nhân sự mới. Bình thường không có những cái này, nhân sự mới sẽ mất khoảng 1 tháng để hiểu hết về quy trình làm việc thì bây giờ chỉ tầm 2 tuần là các bạn có thể nắm bắt được công việc cần làm.
Đặt ra mục tiêu và KPI cho đội nhóm
Phần này thì chắc chắn mọi người đều biết là rất rất quan trọng rồi. Thiếu đi mục tiêu và KPI thì cả team như người đi rừng mà mất đi phương hướng. Suốt ngày team cứ miệt mài làm mà không biết làm để làm gì, cũng chẳng đo lường được hiệu quả, hiệu suất công việc như thế nào. Ở phần này, anh Kỳ chia sẻ rất nhiều từ chính trải nghiệm và kinh nghiệm của anh, giảng giải cho mọi người nên đặt mức target bao nhiêu là hợp lý, cần quan tâm tới những KPI nào, chỉ số nào phù hợp với từng phòng ban,… Mỗi công ty sẽ có đặc thù công việc khác nhau, mục tiêu khác nhau nên ở phần này mỗi người phải tự tìm cách để giải bài toán của riêng mình. Nhưng điều mình thích đó chính là tinh thần “làm vượt kỳ vọng” mà anh đặt ra. Đừng giới hạn trong con số an toàn, vì biết đâu bạn sẽ gặp một sự cố nào đó dẫn tới việc bị tụt lại phía sau, quá xa so với con số đó. Hãy cố gắng làm vượt kỳ vọng, để nếu có vấn đề gì xảy ra, bạn vẫn đạt target!
Với team F&F thì mình tự về điều chỉnh lại mục tiêu, KPI sao cho phù hợp hơn. Còn với team GD thì mình cũng đã “giải gần xong” bài toán của Q3, Q4, đang đợi sếp đi nghỉ mát về sẽ trình bày rồi quay lại đây update nhá 
Chọn “hạt giống tốt” & Chăm sóc những “mầm non” tiềm năng
Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, đó chính là việc đào tạo, bồi dưỡng cho thế hệ kế nhiệm. Người quản lý cũng là một người bình thường, có 24 giờ như mọi người, không sở hữu siêu năng lực, quỹ thời gian dư dả, hay 3 đầu 6 tay để làm tất tần tật mọi công việc. Mình cần phải học cách trao quyền cho cấp dưới, cho phép họ “sai” trong một phạm vi cho phép, kiên nhẫn hướng dẫn cho họ để họ làm tốt hơn. Mình cũng đã thử điều này. Khi nhân sự của mình làm sai, mình cũng nhận trách nhiệm và nói lời xin lỗi với những người liên quan. Nhưng thật sự sau đó, những bạn được giao việc ở cả hai team đều cảm thấy có trách nhiệm hơn, các bạn nỗ lực hơn để không phạm phải lỗi sai trước. Đối với những bạn tiềm năng, mình cũng dành thời gian để trò chuyện 1-1 với các bạn, cố gắng tạo cơ hội để các bạn được va chạm, tích luỹ thêm kinh nghiệm để đóng góp vào mục tiêu nghề nghiệp các bạn đề ra. Nhìn thấy các bạn trưởng thành hơn, làm việc tốt hơn, tự tìm cách cải tiến quy trình, tiến bộ từ những điều nhỏ xíu, mình thực sự vui lắm. Và mình thầm ước một ngày nào đó mình cũng sẽ nói về các bạn với niềm tự hào, với niềm hạnh phúc như cách anh Kỳ nói về những anh chị nhân sự giỏi giang của anh, là anh Tú, chị Trúc, chị Hảo.
Từ đáy lòng, mình muốn gửi đến anh Trần Quốc Kỳ một lời cảm ơn chân thành và sâu sắc. Có thể hiện tại mình chưa dám nhận mình là một người quản lý tốt. Nhưng nhờ có anh và khoá học MTE, mình đã nhìn ra được những lỗ hổng trong cách dẫn dắt đội nhóm của bản thân và tự lên kế hoạch cụ thể để bù đắp vào những thiếu sót ấy. Trên đây chỉ là một vài điều tâm đắc mà mình đã áp dụng, anh Kỳ còn chia sẻ nhiều “síc rịt” chất lượng lắm! Nhưng thôi, mình để dành lại áp dụng từ từ. Trong tương lai mình sẽ quay lại bài viết này để chia sẻ với mọi người nhiều hơn về những kết quả mà mình đạt được nha!
P/S: cho em ăn gian tí gộp lun bài Luyện viết Day 28 vào đây ạ 
#GTC#GIGANTrainingCenter#ReviewHọcViênGTC#SinhnhatGTC#AlwaysHereForYou